Tøys fra Røys om e-post

Tekst: Runar Homble (2006)

I mange bransjer gir e-post så store effektiviseringsgevinster at det er et opplagt valg for arbeidsgiver å stille dette verktøyet til arbeidstakernes disposisjon. De mediefokuserte sakene fra Vinmonopolet og Redningsselskapet viser at det er behov for klarere kjøreregler enn de som utledes av personopplysningsloven.

Hovedveiskillet I reguleringsarbeidet bør det først tas stilling til reguleringsteknikken. Departementet skriver følgende om hovedveiskillet i høringsnotatet: "Det er to mulige utgangspunkt for regulering av arbeidsgivers tilgang til arbeidstakers e-post mv.: Bestemmelsene kan enten ta utgangspunkt i at arbeidsgiver har tilgang til ansattes e-post mv. og så gjøre unntak for det som er privat. Alternativt kan bestemmelsene ta utgangspunkt i at arbeidsgiver ikke har tilgang til den ansattes e-post mv. og så gjøre ­unntak for bl.a. såkalt virksomhetsrelatert e-post mv." Allerede i tilnærmingen glemmer departementet et viktig utgangspunkt. Det karakteristiske med et arbeidsforhold er at arbeidstaker ­stiller sin arbeidskraft til disposisjon for arbeidsgiver. Arbeidsgiver får rett til arbeidstakernes arbeidsinnsats og arbeidstakerne vil få krav på den avtalte lønnen. Poenget med å være på jobben er følgelig at arbeidstaker skal jobbe. At arbeidsgiver i mange bransjer gir arbeidstakerne tilgang til e-postsystemer, er en naturlig del av samfunnsutviklingen. Men det primære er jo at de skal bruke det i jobben. Når departementet i sin grunntilnærming stiller spørsmålet om hvorvidt arbeidsgiver skal ha ­tilgang til arbeidstakernes e-post, gis det et signal om at departementet glemmer hvorfor arbeidstaker faktisk sitter foran arbeidsgivers PC. Til departementets forsvar må det sies at det i den videre drøftelsen synes å erkjenne arbeidsgivers eierskap til selve datautstyret og de virksomhetsrelaterte dokumentene. Men slik departementet framstiller hovedspørsmålet, synes likevel det sentrale utgangspunktet å ligge langt bak i prioriteringene. Regel med unntak I sitt hovedvalg foreslår departement­­et å lage en hovedregel om at arbeidsgiver ikke har tilgang til "arbeidstakers e-post". I denne sammenhengen er dette definert som e-post sendt fra eller til en e-postadresse innehold­ende en konkret arbeidstakers navn eller initialer uavhengig av om e-post­­en er virksomhetsrelatert eller ikke. I praksis er de aller fleste e-postkonti som arbeidstakere bruker på jobben bygget opp på denne måten. Følgelig vil hovedregelen være at arbeidsgiver i utgangspunktet ikke skal ha tilgang til virksomhetsrelevant informasjon som er sendt fra eller til disse adressene. Med dette utgangspunktet må det selvsagt etableres enkelte unntak. I departementets notat forslås det at arbeidsgiver skal kunne åpne en ­personlig e-postkasse for å sortere ut og lese virksomhetsrelatert e-post dersom a) den ansatte er fraværende i mer enn tre arbeidsdager, b) den ansatte på tross av skriftlig pålegg ikke har sørget for videresend­ing av e-post eller svar med opplysning om hvor virksomhetsrelatert e-post skal sendes og heller ikke på annen måte har gitt arbeidsgiver adgang til opplysningene og c) det er god grunn til å tro at det er innkommet virksomhetsrelatert e-post og at behandlingen av denne av hensyn til virksomhetens drift ikke kan vente. I forslaget legges det opp til at unntakene i bokstav a og b kan fravikes gjennom instruks. Jeg forstår dette slik at arbeidsgiver kan fastsette at unntaket i bokstav a skal kunne inntre allerede etter en eller to dager. I praksis vil derfor arbeidsgivere kunne påvirke sin mulighet for å få lest virksomhetens saksdokumenter. Håpløst Men uavhengig av hvor grensen for innsyn skal gå, skal innsynet etter departementets forslag uansett gjennomføres etter følgende regel: "Verneombudet eller en annen representant for den ansatte skal være tilstede ved innsyn etter reglene over. Arbeidsgiver skal, når den ansatte krever det, dokumentere at vilkårene for innsyn er oppfylt, hvilken metode for innsyn som ble benyttet, hvilke e-poster som ble åpnet samt resultatet av innsynet jf. § 2-16. Innsyn må gjennomføres på en slik måte at dataene så langt mulig ikke endres og at frembrakte opplysninger kan etterprøves." Det skal altså alltid være med en representant for den ansatte for at virksomheten skal kunne finne fram nødvendige saksdokumenter, og arbeidstaker kan kreve at det settes opp en omfattende protokoll fra innsynet. I praksis kan dermed en slik framskaffelse av virksomhetens saksdokumenter bli så omfattende at arbeidsgiver ikke lenger er tjent med å ha et elektronisk saksbehandlingssystem. Poenget er rask respons Personopplysningsloven har som formål å ivareta grunnleggende person­­vernhensyn. Jeg skal være den første til å slutte meg til at vi har behov for en privat sfære på jobben. Men denne sfæren må nødvendigvis tilpasses den enkelte virksomhet. Det kan godt hende at saksbehandlere i departementet ikke mottar så mange saksdokumenter via e-post. Og det kan godt hende at publikum ikke skal ha noen rettmessig forventning om at noen leser og behandler denne e-post­­en før arbeidstaker har vært fra­værende i fire dager. Men i mange virksomheter er hele forretnings­driften basert på en rask korrespondanse per e-post, og denne korrespondansen er grunnleggende i virksomhetens beslutningsgrunnlag. I disse bedriftene blir det håpløst å ha et regelverk som det foreslåtte, fordi man er avhengig av at andre enn mottaker og avsender av e-post vil kunne framskaffe saksdokumenter raskt for eksempel ved fravær. Hovedproblemet knyttet til innsyn i e-post oppstår i de tilfellene der arbeidstakerne på bakgrunn av virksomhetenes manglende kommunisering av rutiner, får en berettiget forventning om at arbeidsgiver aldri vil gå gjennom e-postkontoen deres som en del av arbeidet. Når arbeidstaker får en slik forventning, vil arbeidstak­­er også bruke e-postkontoen til ­­pri­­­-vate gjøremål i større grad, og det er i disse tilfellene at arbeidsgivers innsyn vil virke særlig krenkende. En arbeidstaker som er klar over at arbeidsgiver har et legitimt behov for å kunne hente saksdokumenter ut fra hennes e-postkonto, vil neppe føle denne uthentingen spesielt belastende. I disse tilfellene vil arbeidstaker forstå at denne e-postkontoen ikke er noe sted for private hemmeligheter og baksnakking av sjefen. E-post = arbeidsverktøy Vi bør ha et regelverk som åpner for at arbeidsgiver kan få tilgang til sentrale virksomhetsdokumenter på en effektiv måte. Dette krever at departementet tar utgangspunkt i at e-post faktisk er et arbeidsverktøy, og at virksomheter kan ha et viktig behov for effektiv informasjonsflyt også ved fravær. Så må det lages systemer som gjør at arbeidstakernes behov for en privat sfære på jobben også ivare­tas. Det er mulig å sette opp e-postsystemet slik at e-post sendt fra angitte e-postadresser automatisk havner i en privat mappe. På denne måten reduseres også muligheten for at arbeidsgiver kan komme til å se en privat e-post i forbindelse med arbeidsprosesser. I den grad det foreslåtte regelverket blir vedtatt, kan vi komme til å se en omlegging av praksis i forhold til oppsett av e-postkontoer på jobben. Der advokatvirksomheter for eksempel gir sine ansatte adressen fornavn.etternavn@virksomheten.no, vil det være langt mer hensiktsmessig å tildele adresser som advokat1@virksomheten.no og så videre. I regelverkforslaget legges det opp til at slike adresser ikke er personlige med mindre det er inngått særskilte avtaler om det, og slike avtaler kan jo ar­beidsgiver aktivt unngå. En slik e-postkasse vil ikke beskyttes av de foreslåtte reglene. I praksis vil da disse kontoene reguleres på samme måte som e-post reguleres i dag. Og da er regelmakerne tilbake der de startet. PS: Jeg lurte på om jeg skulle sende en kopi av denne artikkelen direkte til departementet ved fornyingsminsteren på hgr@fad.dep.no Men siden jeg har fanget opp at ministre er mye ute av kontoret sitt, og jeg legger til grunn at ingen andre i departementet vil kunne sjekke om hun har fått virksomhetsrelatert e-post i det siste, så satser jeg på at mitt utspill når departementet enklere ved at artikkelen trykkes i Arbeidsmiljø.