Innsyn i ansattes e-post

Tekst: Runar Homble (2009)

Fornyings- og administrasjonsdepartementet har de siste årene arbeidet med en ny forskrift om innsyn i e-postkasser som arbeidstakere bruker i forbindelse med arbeidet sitt. Et utkast til regelverk ble sendt på høring før jul i 2006, og høringen ble avsluttet i januar 2007. I utkastet ble det lagt opp til at arbeidsgiver som hovedregel ikke skulle ha tilgang til e-post sendt fra eller til "arbeidstakers e-postkasse", med relativt begrensede unntak. Etter mitt syn ville det da foreslåtte regelverket hatt omfattende negative konsekvenser for en effektiv bruk av e-post i arbeidslivet. I det nye regelverket er hovedregelen beholdt som i det opprinnelige forslaget. Hovedregelen er altså at arbeidsgiver ikke har rett til å lese e-post sendt til eller fra arbeidstakers e-postkasse. Men i det nye regelverket er det laget unntak fra hovedregelen som i større grad, enn i det opprinnelige forslaget, gjør at arbeidsgivers praktiske behov løses. Datatilsynet skriver på sine hjemmesider at de nye bestemmelsene "i hovedprinsippet [er] i tråd med Datatilsynets tidligere praksis for innsyn i e-post". Fornyings- og administrasjons­minister Heidi Grande Røys har utformet nye regler om innsyn i e-postboksen. (Tanja Heiberg Storm, UD)

Anvendelsesområde

De nye reglene gjelder ved arbeidsgivers innsyn i "arbeidstakers e-postkasse". I forslaget fra departementet som ble sendt på høring for mer enn to år siden, gjaldt forbudet innsyn i arbeidstakers "personlige e-postkasse", et begrep som var definert som "e-postkasse ved virksomheten som er knyttet til en bestemt persons navn eller som etter avtale skal være personlig". I den vedtatte forskriften er arbeidstakers e-postkasse definert som "e-postkasse arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet ved virksomheten". I de fleste tilfeller vil det være enkelt å se at en e-postkasse er "arbeidstakers", for eksempel fordi adressen inneholder arbeidstakers navn og kun brukes av arbeidstaker. Men det er ikke ubetinget enkelt å avgjøre om en e-postadresse med navn "salg@virksomheten.no", og som leses og brukes av alle i salgsavdelingen inkludert lederen, omfattes eller ikke. E-postkassen vil stilles til "arbeidstakers disposisjon", jf. definisjonen, men arbeidstaker har neppe en forventning om diskresjon rundt bruken som gjør det naturlig å følge innsynsreglene omtalt nedenfor i den praktiske bruken. Det vil også kunne være vanskelig å avgjøre hvorvidt det er "arbeidsgiver" eller "bare" kolleger som ser inn i e-postkassen. Forskriften gjelder tilsvarende for gjennomsøking av og innsyn i arbeidstakers personlige område i virksomhetens datanettverk og i andre elektroniske kommunikasjonsmedier eller elektronisk utstyr (herunder f.eks. sms lagret på den ansattes mobiltelefon). Forskriften gir bare regler om gjennomsøking av og innsyn i e-postkasse og elektronisk utstyr som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet. Dette innebærer at e-postkasser som er stilt til rådighet kun til privat bruk, og privat datamaskin/telefon mv. som benyttes i arbeidet, faller utenfor innsynsretten.

Innsynsrett?

Utgangspunktet i forskriften er at arbeidsgiver ikke har rett til innsyn i den ansattes e-postkasse, med mindre forskriften uttrykkelig åpner for innsyn. Forskriften gir arbeidsgiver rett til innsyn i den ansattes e-postkasse i to tilfeller: For det første åpner forskriften for innsyn "... når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten". Hensynet til virksomhetens forsvarlige og rasjonelle kommersielle drift vil være berettigede interesser for arbeidsgiver som kan gi grunnlag for innsyn. En forutsetning er likevel at innsynet må være "nødvendig". Vilkårene for innsyn er således ikke oppfylt dersom virksomhetens behov kan ivaretas med andre og mindre inngripende virkemidler. Det må foretas en konkret avveining av virksomhetens behov for innsyn og den ansattes behov for vern av sin korrespondanse i hvert enkelt tilfelle. Ved fravær oppstiller forskriften ikke særlige krav til fraværets varighet slik som i det opprinnelige høringsforslaget, men fraværets varighet vil inngå som et moment i vurderingen av om innsyn er nødvendig. For det annet åpner forskriften for innsyn "... ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed." Bestemmelsen stiller for det første krav om at det må foreligge konkrete holdepunkter for mistanken (for eksempel informasjon fra den generelle administrasjonen av virksomhetens it-systemer). For det annet må mistanken gjelde forhold som innebærer grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet eller kan kvalifisere for oppsigelse eller avskjed. For det tredje er det viktig å understreke at pliktbruddet må bestå i ureglementert bruk av e-postkassen (eventuelt dataområder, kommunikasjonsmedier eller utstyr som innsynet gjelder), slik som trakassering av kolleger via e-post/sms og ulovlig fildeling. Selv om det ikke går direkte frem av forskriften, må det også i dette tilfellet være et vilkår at innsyn er nødvendig, og det må foretas en konkret avveining mellom virksomhetens og den ansattes interesser.

Framgangsmåte ved innsyn

Forskriften stiller krav til fremgangsmåten ved gjennomføringen av innsyn i den ansattes e-post. For det første skal den ansatte "så langt som mulig" varsles og få anledning til å uttale seg før innsyn gjennomføres. Dette innebærer ikke et absolutt krav om forhåndsvarsel, og tidsaspektet vil stå sentralt i vurderingen av om varsel skal gis. Dersom det foreligger risiko for at den ansatte vil fjerne data, er det for øvrig verdt å merke seg at arbeidsgiver kan sikre seg mot dette ved å ta en speilkopi av e-postkassen/dataområdet før man varsler den ansatte om at man vil gjennomføre innsyn i denne. Varselet skal begrunne hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt og orientere om arbeidstakers rettigheter i forbindelse med gjennomføringen av innsynet. For det annet skal den ansatte "så langt som mulig" gis anledning til å være til stede under gjennomføringen av innsynet, og den ansatte har anledning til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller en annen representant. De opplysningene som arbeidsgiver får kjennskap til gjennom innsynet, kan bare benyttes i samsvar med personopplysningsloven §§ 8, 9 og 11. Dette begrenser adgangen til å benytte informasjonen til andre formål enn det som begrunner innsynet.

Protokoll

Når innsyn foretas uten forutgående varsel, skal arbeidstaker som hovedregel gis skriftlig underretning om dette så snart innsynet er gjennomført. Underretningen skal minst inneholde: - en begrunnelse for hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt - en orientering om arbeidstakers rettigheter etter innsynsreglene - opplysninger om hvilken metode for innsyn som ble benyttet - hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet - resultatet av innsynet jf. personopplysningsforskriften § 2-16 Avtale om utvidet innsynsrett Forskriften er ufravikelig i forhold til avtaler som er til arbeidstakers ugunst målt opp mot regelverket. Men det er lov å inngå avtaler som er til arbeidstakers gunst, altså avtaler som stiller arbeidstaker bedre enn det regelverket gjør. Når en aktuell situasjon først er oppstått, for eksempel under et konkret sykefravær, må den ansatte frivillig kunne gi arbeidsgiver innsyn i større utstrekning enn det arbeidsgiver kan kreve etter forskriften. Arbeidstaker må også da kunne si fra seg retten til protokoll fra innsynet.