- Ikke bruk kontorlandskap for å spare penger og plass

Tekst: Turid Børtnes (2006)

Det som kan fungere godt for ledere som reiser mye og er lite på arbeidsplassen sin, kan være en svært dårlig løsning for den som sitter fast ved skrivebordet fem dager i uka. Til tross for et bygg som er spesialutformet for å tilpasses kontorlandskap, er det først nå fire år etter innflytting, at det begynner å gå seg til for de ca 720 ansatte i If Skadeforsikring på Lysaker utenfor Oslo. - Vi har gjort mange erfaringer underveis og har brukt en del millioner på forandringer og ombygginger, sier hovedverne­ombud Mathias Dannevig.

Støy - støy - støy

Dannevig legger ikke skjul på at det var et kultursjokk for de fleste ansatte å komme fra cellekontorer til åpne landskap. Og selv om de var klar over hva som ventet, var de ikke godt nok forberedt på hvordan dette ville fungere i praksis. - Ikke alle grupper fikk være med på planleggingen, og det ble tatt for lett på en del problemområder på forhånd. Vi erfarte etter hvert at det var helt avgjørende å sette sammen avdelinger og personer på en slik måte at de ble minst mulig plaget av hverandres støy. En gruppe som driver med arbeid som krever stor konsentrasjon kan ikke sitte ved siden av et kundesenter med ansatte som prater i telefonen hele dagen. Men det gir heller ingen god løsning å samle alle som har hyppige telefonsamtaler i et felles landskap, da vil støyen bli alt for sjenerende.

Ikke helt åpent

Løsningen ble å dele opp kontorlandskap­ene i flere enheter. Størrelsen på enhetene varierer etter hvor mange som har behov for å sitte sammen. Et kontorlandskap trenger ikke å være helt åpent, det kan deles opp i større og mindre avdelinger. En annen viktig erfaring er at det er nødvendig å ha en viss romslighet, det må være noen ledige plasser innenfor hver enhet, ellers mister en fleksibiliteten. Det må være plass til utvidelser og nyansettelser. Dessuten blir ikke støyen fra naboen så plagsom når det er litt avstand mellom arbeidsplassene. Først var det meningen at det nye bygget skulle ha såkalte drop-in-plasser, det vil si at de ansatte ikke skulle sitte på faste arbeidsplasser, men finne seg en ledig plass. Det viste seg å ikke fungere, blant annet på grunn av alt for mye støy fra avdelinger med mye kundekontakt og svært forskjellige behov for konsentrasjon i arbeidet.

Effektiviteten gikk ned

Dannevig mener at kontorlandskap er dømt til å mislykkes dersom utgangspunkt­­et bare er å spare penger. På If på Lysaker viste det seg at arbeidseffektiviteten gikk dramatisk ned før det ble satt i verk tiltak for å bedre forholdene. Når støyen ble for plagsom, orket ikke de ansatte mer og gikk til kaffeplassen i stedet. - Ingen må tro at åpne landskap i seg selv er den mest effektive løsningen på et arbeidssted. Det er en rekke forhold som må være på plass, slik som stillerom, telefonrom og møterom. Vi ble nødt til å lage flere møterom og utstyre dem bedre enn de var i utgangspunktet. Derfor er det heller ikke sikkert at åpne landskap er mindre arealkrevende enn andre løsninger. En omfattende undersøkelse av hvordan de ansatte opplevde de fysiske arbeidsforholdene på Lysaker i 2004, ble en vekker for ledelsen og de som arbeider med HMS i selskapet. Dannevig karakteriserer undersøkelsen som et slag i ansiktet på dem som hadde gått mest kritikkløst inn for åpne løsninger. Undersøkelsen ga en klar og entydig tilbakemelding om at mange ble sjenert av støy fra kolleger og mange opplevde konsentrasjonsproblemer. I tillegg til støy fra egne kolleger ble også mange plaget av støy fra andre avdelinger.

Mye positivt

Men samtidig som de verste barnesykdommene er overvunnet, registreres det også mye positivt. En ny trivselsundersøkelse to år etter den første gir en bedre score. - Vi har fått en bedre sosial struktur, det er blitt mindre avstand mellom ledere og medarbeidere. Kommunikasjonen er også blitt vesentlig bedre. Samtidig har vi fått en god læringseffekt, kolleger plukker opp faglige poenger fra hverandre fordi den fysiske avstanden er blitt mindre. Dannevig tror også at den nye organiseringen har hatt positive følger for det sosiale miljøet, folk sitter ikke lenger isolert på kontorene sine. Før var det også lettere å gjemme seg for den som hadde problemer. Kaffebarene, som det finnes mange av i bygget, er nøkkelen i hele opplegget, mener hovedverneombudet. Der kan de ansatte strekke på beina, møte kolleger, snakke sammen og diskutere fag. Også lederne sitter i landskap, og det medfører at hierarkier brytes opp.