Sykefravær og sykemeldinger er noe alle arbeidsplasser er nødt til å forholde seg til. Noen ganger må ansatte ut i kort eller langvarig sykefravær på grunn av årsaker som er utenfor deres kontroll. Når dette skjer er det viktig at arbeidsgiver tar hensyn til at sykemeldinger og fravær også kan påvirke det generelle arbeidsmiljøet. Sykefravær påvirker nemlig ikke bare den det gjelder, men også hele arbeidsplassen, de øvrige ansatte og deres spesifikke stilling og arbeidsoppgaver.
Et sykefravær vil utspille seg ulikt for både den sykemeldte, kolleger og eventuelle andre som benytter seg av bedriftens tjenester eller produkter avhengig av bransje og yrke.
Hvis den sykmeldte arbeider i et yrke hvor andre blir direkte påvirket av fraværet, er arbeidsgiver nødt til å sette inn tiltak for også å ivareta de som er på jobb. Slike tiltak kan være å sette inn vikarer, endre på arbeidsoppgaver med mer. Dette er spesielt viktig i yrker innenfor skolesektoren eller helsevesenet, hvor elever eller pasienter umiddelbart vil merke fraværet av den sykmeldte.
Dersom det ikke er en slik arbeidsplass, vil arbeidet kunne bli liggende og vente til sykemeldingen er over og den ansatte er tilbake på jobb. Dette kan være tilfelle i yrker hvor det ikke er korte tidsfrister på arbeidsoppgavene, eller hvor det er enkelt å delegere arbeidsoppgavene til andre ansatte.
Arbeidsmiljøsenteret arrangerer kurs i arbeidsmiljø. Les mer om disse her.
En av de mest typiske problemene med sykefravær oppstår i forbindelse med at arbeidsgiver enten:
Hvis arbeidsgiver ikke får tak i kompetente vikarer, står valget mellom å la være å hente inn vikarer eller eventuelt ta inn arbeidskraft som ikke er fullstendig operativ i arbeidet de skal gjøre.
Begge scenarioene kan skape ekstra belastning for det øvrige arbeidsmiljøet. I slike tilfeller er det viktig å være forberedt med gode rutiner og organisering. Da er det enklere å håndtere de eventuelle utfordringene som følge av en sykemelding.
Les mer: Kan jeg bli sykemeldt på grunn av dårlig arbeidsmiljø?
Fraværet av en kollega kan altså påvirke arbeidsmiljøet i resten av virksomheten, uansett hvordan arbeidsgiver velger å håndtere sykefraværet. Da er det viktig å ha best mulig rutiner, og planlegge rundt fraværet til arbeidstakeren.
Det er spesielt to faktorer ved sykefravær som berører det øvrige arbeidsmiljøet og de andre ansatte:
I mange tilfeller vil det være nødvendig å hente inn ny arbeidskraft, slik at andre ansatte ikke blir overarbeidet eller overbelastet. Kravet om opplæring og oppfølging av vikarer vil skape ekstraarbeid og mulige forsinkelser i arbeidet. Hvis vikaren som hentes inn ikke er kompetent nok i jobben, ville dette også skape merarbeid for de andre ansatte. Dersom arbeidsgiver velger å ikke hente inn vikar i det hele tatt, vil arbeidet til den sykemeldte fordele seg på de andre ansatte. Dermed vil arbeidsmiljøet bli påvirket i mindre eller større grad, uansett hvordan arbeidsgiver velger å gå fram.
De fleste som kommer tilbake i jobb etter en sykemelding, vil ha behov for tilrettelegging i arbeidsoppgavene sine. Arbeidsgiver er pliktig å tilrettelegge for den ansatte, men det finnes begrensninger for dette kravet. Arbeidsgiver er nødt å tilrettelegge så langt det er mulig, så lenge det ikke går utover de andre ansatte. Det er dermed en vurderingssak om hvor mye arbeidsbelastning som skal gis til andre, og hvor langvarig tilretteleggingen skal være. Arbeidsgiver er derfor nødt til å ta stilling til hvor lang perioden med tilrettelegging skal være, og hva som er realistisk å gjøre av tiltak.
Det er vanlig å tilrettelegge gjennom:
Disse grepene kan implementeres for å hjelpe den ansatte tilbake til arbeidet. Det vil være variasjoner og begrensinger i hvilke tiltak som kan iverksettes, basert på størrelsen på bedriften og hva slags arbeidsoppgaver som kan gjøres.
Selve tilretteleggingen vil kunne skape ekstra belastninger og økt arbeidsmengde for andre ansatte. Hvis en arbeidstaker ikke er i stand til å foreta tunge løft, fysisk arbeid eller andre typer belastende arbeid, vil en annen kollega måtte gjøre dette for dem. Dersom dette blir et tillegg til belastende oppgaver de allerede utfører, ender det ofte opp med at noen ansatte har mer belastende arbeid enn kanskje forsvarlig i henhold til lov.
I enkelte tilfeller vil en ansatt kunne komme tilbake i jobb i en varig, tilrettelagt stilling. Da skyldes det gjerne at de ikke kan gjøre visse ergonomisk utfordrende oppgaver, og at situasjonen ikke vil endre seg. Da er det spesielt viktig at arbeidsgiver legger til rette slik at det ikke går utover de andre ansatte.
Kolleger som er nødt til å ta seg av ekstra arbeidsoppgaver under en annen ansatt sitt sykefravær eller i tilretteleggingsperioden etterpå, kan ende opp med å oppleve både psykiske og fysiske konsekvenser. Dette kan utgjøre et problem for det generelle arbeidsmiljøet. I verste fall kan dette utgjøre at sykefravær og tilrettelegging for én ansatt ender opp med å forårsake sykefravær og mer tilrettelegging for andre kolleger.
Når en arbeidsplass opplever sykefravær som kan påvirke det øvrige arbeidsmiljøet, er det viktig å opprette en god dialog mellom de ansatte og ledelsen om hvilke tiltak som må gjøres for at arbeidsmiljøet skal være best mulig.
Det kan være lurt å starte med en vurdering og prioritering av arbeidsoppgavene slik at alle vet hva som er viktig å få utført, og hva som eventuelt kan vente mens arbeidsytelsen er nedsatt. Det kan være lurt å dele inn oppgavene etter hvordan de skal prioriteres:
Arbeidsgiver bør åpne for kommunikasjon om hva endringene gjør med arbeidsplassen, og hvordan arbeidet må fordeles. Det er også viktig at ansatte som blir berørt av endringene får lov å delta i dialogen om hva som skal gjøres.
Arbeidsmiljøsenteret har dyktige rådgivere som kan hjelpe deg med å ta de rette valgene for deg, din virksomhet og dine ansatte. På denne måten er det lett å finne løsninger som fungerer best mulig for alle parter. Vi hjelper deg å prioritere og fordele arbeidet, og legge til rette for et godt arbeidsmiljø underveis i et sykefravær, samt i tilretteleggingstiden.
Ta kontakt med oss i dag her, eller ring oss på nummer +47 81 55 97 50.
Arbeidsmiljøkongressen i Grieghallen 23. og 23. oktober 2024 dekket mange teamer med foredrag og sesjoner om alt fra kunstig intelligens (KI), varsling i arbeidsmiljøsaker, psykososialt arbeidsmiljø og psykologisk trygghet, seniorer i arbeidslivet og ledelse i den hybride arbeidshverdagen. Her finner du presentasjonene til foredragsholderne.
Verdensdagen for psykisk helse minner oss om at vi alle har et ansvar, både som venner, kollegaer og samfunnsborgere, for å bidra til et miljø hvor det er trygt å snakke om mentale utfordringer. Hvordan kan arbeidsplassen jobbe med psykisk helse?
Jon, som begynte hos Arbeidsmiljøsenteret i august, har deltatt på HVO-kurs. Han føler seg nyfrelst og ikke minst ser han at det er dialogen som er det viktigste verktøyet, og i dialogen magien skjer.