Den viktigste ressursen i de fleste av dagens virksomheter, er de ansattes produktivitet. Likevel tar man alt for sjelden høyde for dette ved omstillinger. Når en virksomhet går gjennom endringer og omstillinger er det mange ting som må på plass, både før, underveis og etter at endringene har trådt i kraft. Det er et krav i Arbeidsmiljøloven at det gjennomføres en risikovurdering av arbeidsmiljøet i forbindelse med endringer som er av betydning for de ansatte. På bakgrunn av risikovurderingen skal det utarbeides en plan for hvordan et fullt forsvarlig arbeidsmiljø skal opprettholdes gjennom hele prosessen. Ved å involvere alle i organisasjonen, forankrer man også endringene og sikrer bedre at virksomheten treffer de rette tiltakene og at de ansatte jobber for, ikke mot forandringene. Involvering i alle ledd og god kommunikasjon gjennom hele prosessen er i seg selv det viktigste tiltaket for en god omstilling.
Rykter, spekulasjoner og redusert tillit til organisasjonens ledelse, er forutsigbare effekter av dårlig håndterte omstillinger. Dette er et dårlig utgangspunkt for å implementere endringer i arbeidet til de ansatte, og må, og kan unngås.
Ofte er det slik i en omstillingsprosess at toppledere er mentalt ferdig med å diskutere og prosessere at virksomheten skal omstilles, før informasjonen når ut til resten av bedriften. Dette kan føre til en utålmodig ledelse som ikke klarer å la alle ansatte gå gjennom den samme mentale endringsprosessen. Dette oppleves fort som at vi ansatte blir ignorert, noe som i seg selv tapper motivasjon og energi. Naturlig skepsis til endringer som ser ut å være designet av de der oppe, mennesker uten innsikt i hvordan jobben faktisk skal utføres, forsterkes.
Vi mennesker søker alltid å få kontroll over egen situasjon. Når endringer settes i gang og du ikke forstår hvorfor, eller er usikker på hva som blir konsekvensene for deg, dine kollegaer og organisasjonen, søker de fleste av oss å få oversikt likevel. Det gjør vi ved å snakke sammen. Når vi ikke vet mål og mening med noe går samtalen ofte over til spekulasjoner, og når vi mennesker spekulerer er det ikke alltid vi legger godsiden til. Rykter erstatter viten og ofte mobiliserer dette motstand mot endringene, og i noen tilfeller også mot ledelsen.
Jobben blir da å overskride dette og holde kommunikasjonen gående gjennom hele prosessen. Dette fordrer en gjensidig dialog i hele organisasjonen. Det er den lokale lederens oppgave å informere og involvere de ansatte. Lederne lenger oppe i systemet må tilrettelegge for at lokal leder klarer å ivareta dette. Det kanskje aller viktigste leder må gjøre er å sette omstillingene på dagsorden i felles møter, og regelmessig lufte stemningen og sørge for at de ansatte får ut frustrasjoner, får stille spørsmål og komme med innspill. Gjøres dette i felles møter, vil både ansatte og leder få mer kontroll på situasjonen. Derfor bør faste arenaer for samhandling og kommunikasjon opprettholdes og intensiveres i en omstillingsperiode. I stedet ser vi svært ofte det motsatte, at kommunikasjon og involvering av de ansatte reduseres i omstillingstider.
Den viktigste grunnen til at organisasjoner ikke klarer å involvere de ansatte, er at de ikke har trent opp og tilrettelagt organisasjonen for god, gjensidig kommunikasjon i forkant. Har man en godt etablert samarbeids- og møtekultur, er ikke dette vanskelig, da er det bare å bruke de etablerte avdelings- og ledermøtene aktivt, og sette de ulike konsekvensene og aspektene ved omstillingen løpende på dagsorden.
Endring og omstilling har i de aller fleste tilfeller som formål å øke produktiviteten og effektiviteten i en virksomhet. Dersom det utføres risikoanalyse og det utarbeides gode og konkrete tiltaksplaner for omstillingen, samtidig som at planene kommuniseres godt til de ansatte, så vil dette øke sannsynligheten for at alle ønsker å bidra til en vellykket omstilling.
Dersom virksomheten har en god kommunikasjonsstruktur og -kultur til hverdags, der det er dialog fra topp til bunn og fra bunn og opp igjen, og gode møteplasser er det enkelt å hente innspill til og forankre både risikovurdering og tiltak.
Arbeidsmiljølovens § 4-2 (3) handler spesifikt om omstilling og endringer i arbeidslivet. Loven sier følgende:
Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.
Det finnes mange typer endringer og omstillinger i arbeidslivet. En endring som de fleste virksomheter vil måtte gjennomgå, er overgangen til nye digitale verktøy og endring i arbeidsoppgaver..
Som en følge av bl.a økt digitalisering i arbeidslivet, kom det i 2006, en ny bestemmelse i arbeidsmiljøloven. Den nye bestemmelsen tydeliggjør arbeidsgivers ansvar i å dyktiggjøre den enkelte ved endringer. Har det kommet nye krav til nye verktøy? Da plikter arbeidsgiver å gi opplæring til de ansatte i verktøyet, og skape mestringsfølelse.
I arbeidsmiljølovens § 4-2 (2) står det blant annet at det i utformingen av en arbeidssituasjon skal det legges til rette for at arbeidstaker gis mulighet for faglig og personlig utvikling gjennom sitt arbeid, og at det skal:
gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstaker er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer som berører vedkommendes arbeidssituasjon.
Kurset «Omstilling og endring» går over en dag og gir en innføring i hvilke faktorer som burde være på plass for å få til en vellykket omstilling i virksomheten, hvor arbeidsmiljøet blir ivaretatt i løpet av prosessen. Kursets faglige innhold består av:
Et godt psykososialt arbeidsmiljø er viktig for at de ansatte skal kunne ha gode opplevelser på arbeidsplassen, og et viktig fundament å ha dersom virksomheten skal utføre endringer som påvirker de ansattes arbeidshverdag. Arbeidsmiljøsenteret arrangerer kurset «Den psykososiale tre-trinnsraketten», hvor kursdeltakerne i løpet av én dag får en grundig gjennomgang av de tre trinnene som må være på plass for å skape et godt psykososialt arbeidsmiljø. Gode møter er avgjørende for kommunikasjonen i organisasjonen. Hvordan bygge god møtekultur og møtestruktur? Arbeidsmiljøsenteret arrangerer kurs i møteledelse.
Har du spørsmål vedrørende arbeidsmiljø, omstillinger og endring? Send oss en henvendelse via vårt kontaktskjema, eller send en mail til vår konsulent Nina Cathrine Berg.
Arbeidsmiljøkongressen i Grieghallen 23. og 23. oktober 2024 dekket mange teamer med foredrag og sesjoner om alt fra kunstig intelligens (KI), varsling i arbeidsmiljøsaker, psykososialt arbeidsmiljø og psykologisk trygghet, seniorer i arbeidslivet og ledelse i den hybride arbeidshverdagen. Her finner du presentasjonene til foredragsholderne.
Verdensdagen for psykisk helse minner oss om at vi alle har et ansvar, både som venner, kollegaer og samfunnsborgere, for å bidra til et miljø hvor det er trygt å snakke om mentale utfordringer. Hvordan kan arbeidsplassen jobbe med psykisk helse?
Jon, som begynte hos Arbeidsmiljøsenteret i august, har deltatt på HVO-kurs. Han føler seg nyfrelst og ikke minst ser han at det er dialogen som er det viktigste verktøyet, og i dialogen magien skjer.